Важно осознать, что ключевыми аспектами успешного управления вашей жизнью являются эффективное распоряжение временем, организация пространства и развитие конструктивного мышления
Продуктивность — это прежде всего эффективность: достижение большего результата за меньшее время и с меньшими затратами. В современном рабочем мире, где требования к производительности постоянно растут, это становится особенно важным. Чтобы максимально эффективно использовать своё время, необходимо обратить внимание на три аспекта вашей жизни: управление временем, пространством и мышлением.
В нашем сегодняшнем материале представлены 10 простых советов по повышению производительности, которые помогут вам организовать вашу трудовую жизнь, учитывая эти три ключевые потребности.
Управление временем
Мы все знаем, что многозадачность неэффективна, поэтому эффективное управление временем является ключевым фактором для повышения производительности. Неожиданные и несущественные задачи забирают большую часть нашего времени. Часто мы без задней мысли проверяем новое электронное письмо или отвлекаемся на всплывающие уведомления — это, согласно психологу Дэниелу Левитину, автору книги «Организованный ум», является проявлением нашей склонности к новизне. Это случайное переключение между задачами отнимает гораздо больше времени, чем мы предполагаем. Исследования Глории Марк, специалиста по информатике из Калифорнийского университета, показали, что восстановление после таких незначительных перерывов занимает в среднем 26 минут. Чтобы избежать этого, необходимо планировать свой день и умело управлять неожиданными перерывами.
Используйте время в пути для выполнения координационных задач
Не упускайте возможность использовать время в пути для выполнения задач, связанных с организацией и координацией. Я, например, во время утренних поездок на работу просматриваю информацию о проектах и связываюсь с внешними консультантами, чтобы получить обновления и выяснить, нуждаются ли они в моей помощи. К моменту, когда я прихожу в офис, у меня уже есть полное представление о текущем состоянии проектов.
Оптимизация времени встреч на 25%
Уменьшите продолжительность встреч, чтобы получить тот же результат, поскольку много времени тратится впустую на подготовку и бесполезные разговоры. Если вы сократите одну встречу, в которой принимают участие пять человек, с часа до 45 минут, вы сэкономите 25 часов рабочего времени в месяц. Это примерно 300 часов в год — практически два месяца работы!
Планируйте регулярные перерывы в течение дня
Бегать от одной встречи к другой — непродуктивно, поскольку это приводит к усталости и снижению концентрации. Выделите время в своём расписании для перерывов. Превращение перерывов в рутину повышает предсказуемость, позволяя вам поддерживать ясность мышления. Если у вас есть возможность, сделайте дневной сон длительностью 10-20 минут после обеда.
Пространство
«Пространство» относится к вашей рабочей среде — месту, где находится ваш офис, а также к вашему виртуальному пространству. Рабочее пространство может не быть главным фактором, но оно играет важную роль в повышении производительности. Вот несколько советов, связанных с пространством:
Работайте вне офиса, когда это возможно
Когда вам нужно написать документ или исследовать тему, отсутствие прерываний помогает улучшить концентрацию. Некоторые компании обнаруживают, что разрешение сотрудникам работать из дома имеет преимущества, такие как сокращение времени на дорогу, обеда и количества больничных. Вы можете применить документированные стратегии выстраивания удалённой работы — сегодня их очень много в открытом доступе.
Упростите доступ к информации
Избегайте путаницы с разными приложениями, в которых нужно искать информацию: электронная почта, микроблоги, мессенджеры, социальные сети и корпоративные облачные платформы. Объедините все уведомления от каждого приложения в одном месте.
Отключите всплывающие уведомления на мобильных устройствах и на рабочем столе
Не допускайте, чтобы приложения отвлекали вас от работы важными, но раздражающими всплывающими сообщениями. Отключите их сейчас же. Также ограничьте проверку электронной почты определённым временем в течение дня. Вы не пожалеете об этом.
Начните день с упорядоченного «времени для себя»
Ознакомьтесь с уведомлениями электронной почты и социальных сетей, которые накопились за ночь, и справьтесь с отставанием. Отправьте быстрые ответы и рекомендации, чтобы другие могли приступить к работе. Запланируйте выполнение более крупных задач и удалите всё ненужное.
Мышление
Сосредоточьтесь на выполнении правильной задачи в данный момент, поместив себя в подходящую рабочую обстановку.
Общайтесь, а не пишите по электронной почте
Поднимите трубку или пройдитесь по коридору, чтобы общаться с коллегами лично. Для удалённых сотрудников используйте чат. Это поможет вам давать чёткие указания и быстро устранять недопонимания. Бесконечные потоки электронной почты потребляют много времени и приводят к бессмысленным ошибкам.
Разделите большие проблемы на более мелкие части
Это поможет справиться с чувством перегрузки и отложением, связанными с выполнением объёмной работы. Один из практических способов сделать это — использовать гибкие методы управления вашими рабочими задачами. Разработанный в мире программирования, метод Agile вносит огромный вклад в управление задачами, разбивая большие задания на более короткие этапы. Наличие конкретного решения на каждом этапе помогает снизить беспокойство при выполнении больших заданий.
Используйте контрольные списки для повторяющихся задач с целью уменьшения количества ошибок
Особенно когда у вас много работы или вы работаете в условиях нехватки времени, контрольные списки помогут вам ориентироваться. Заведите рабочий ежедневник для мониторинга рабочих списков, дедлайнов и задач.
Заключение
Помните, что эффективная организация нашей рабочей жизни является ключевым фактором для повышения продуктивности и достижения успеха. Разбиение больших задач на более мелкие, использование контрольных списков, установление приоритетов и использование гибких методов управления задачами — всё это поможет нам справиться с чувством перегрузки и прокрастинации. Не бойтесь экспериментировать и находить свои собственные способы организации, которые работают лучше всего для вас.
А какие методы организации рабочей жизни вы используете для повышения продуктивности? Какие из предложенных советов вам показались наиболее полезными? Расскажите нам о своём опыте и поделитесь своими мыслями и советами в комментариях ниже. Мы уверены, что у каждого из нас есть что-то ценное, что поможет другим читателям стать ещё более организованными и успешными в своей работе. Давайте создадим сообщество эффективных и продуктивных людей вместе!
Ссылка на оригинал.
Ещё
больше интересных материалов на нашем сайте:
Также
подписывайтесь
на «iDeaWay» в социальных сетях!